Die Beschäftigung polnischer Arbeitnehmer in Deutschland ist dank der EU-Freizügigkeit unkompliziert - aber es gibt wichtige Regeln zu beachten. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie als Arbeitgeber wissen müssen, um polnische Mitarbeiter rechtssicher und legal zu beschäftigen.
1. EU-Freizügigkeit - Die Grundlage
Seit dem EU-Beitritt Polens 2004 und dem Ende der Übergangsfristen 2011 gilt: Polnische Staatsangehörige dürfen ohne Arbeitserlaubnis in Deutschland arbeiten. Sie benötigen weder Visum noch Arbeitserlaubnis - nur einen gültigen Personalausweis oder Reisepass.
Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber
Sie können polnische Arbeitnehmer genauso einfach einstellen wie deutsche - keine Sondergenehmigungen, keine Wartezeiten, keine Bürokratie bei der Arbeitsagentur.
2. Anmeldepflichten - Was Sie tun müssen
Obwohl keine Arbeitserlaubnis nötig ist, gibt es administrative Pflichten:
2.1 Anmeldung beim Einwohnermeldeamt
Wenn der Arbeitnehmer länger als 3 Monate in Deutschland bleibt, muss er sich beim Einwohnermeldeamt anmelden. Dies ist die Pflicht des Arbeitnehmers, aber Sie können unterstützen:
- Informieren Sie den Mitarbeiter über die Anmeldepflicht
- Stellen Sie ggf. eine Wohnungsbescheinigung aus (wenn Sie Unterkunft bieten)
- Die Anmeldung muss innerhalb von 2 Wochen nach Einzug erfolgen
2.2 Steuerliche Anmeldung
Für die Lohnabrechnung benötigt der Mitarbeiter eine Steuer-Identifikationsnummer. Diese erhält er automatisch nach der Anmeldung beim Einwohnermeldeamt (per Post innerhalb von 2-3 Wochen).
Übergangsregelung
Bis die Steuer-ID vorliegt, können Sie mit Steuerklasse 6 abrechnen. Sobald die ID da ist, erfolgt eine Korrektur. Alternativ kann der Mitarbeiter beim Finanzamt eine Bescheinigung für sofortige Einstufung beantragen.
2.3 Sozialversicherung
Die Anmeldung zur Sozialversicherung ist Ihre Pflicht als Arbeitgeber - genauso wie bei deutschen Mitarbeitern:
- Krankenversicherung: Der Mitarbeiter wählt eine deutsche Krankenkasse (AOK, TK, Barmer, etc.)
- Rentenversicherung: Automatische Anmeldung über die Krankenkasse
- Arbeitslosenversicherung: Automatische Anmeldung
- Unfallversicherung: Anmeldung bei Ihrer Berufsgenossenschaft
3. Der A1-Bescheinigung - Sonderfall Entsendung
Wenn ein polnisches Unternehmen Arbeitnehmer nach Deutschland entsendet, gelten andere Regeln:
Wichtig bei Entsendung
Bei Entsendung (der Arbeitnehmer bleibt beim polnischen Arbeitgeber angestellt) ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Diese bescheinigt, dass Sozialversicherungsbeiträge in Polen gezahlt werden. Ohne A1 drohen Bußgelder bis 30.000 EUR!
Bei Direktanstellung durch ein deutsches Unternehmen (unser Modell) ist keine A1-Bescheinigung nötig - der Mitarbeiter wird ganz normal in Deutschland sozialversichert.
4. Arbeitsvertrag - Was muss rein?
Der Arbeitsvertrag mit polnischen Mitarbeitern folgt denselben Regeln wie bei deutschen Arbeitnehmern. Seit 2022 gelten durch das Nachweisgesetz erweiterte Informationspflichten:
Pflichtangaben im Arbeitsvertrag
- Name und Anschrift beider Parteien
- Beginn des Arbeitsverhältnisses (und Ende bei Befristung)
- Arbeitsort oder Hinweis auf wechselnde Einsatzorte
- Tätigkeitsbeschreibung
- Vergütung (Höhe, Zusammensetzung, Fälligkeit)
- Arbeitszeit
- Urlaubsanspruch
- Kündigungsfristen
- Hinweis auf anwendbare Tarifverträge/Betriebsvereinbarungen
- Ggf. Probezeit und deren Dauer
Sprache des Vertrags
Rechtlich genügt ein deutscher Vertrag. Wir empfehlen jedoch eine zweisprachige Fassung (Deutsch/Polnisch), um Missverständnisse zu vermeiden. Wir unterstützen Sie gerne dabei!
5. Mindestlohn und Branchenmindestlöhne
Der gesetzliche Mindestlohn gilt selbstverständlich auch für polnische Arbeitnehmer:
- 2026: 12,82 EUR pro Stunde (Stand Januar)
- In manchen Branchen gelten höhere Branchenmindestlöhne (z.B. Bau, Pflege)
- Der Mindestlohn gilt für alle Beschäftigten ab 18 Jahren
Branchenmindestlöhne 2026 (Auswahl)
- Bauhauptgewerbe: 14,00 - 15,40 EUR (je nach Qualifikation)
- Elektrohandwerk: 13,95 EUR
- Pflege: 15,50 - 19,50 EUR (je nach Qualifikation)
- Gebäudereinigung: 13,50 EUR
6. Arbeitsschutz und Arbeitszeitgesetz
Für polnische Arbeitnehmer gelten dieselben Arbeitsschutzvorschriften wie für deutsche:
- Maximale Arbeitszeit: 8 Stunden/Tag (verlängerbar auf 10 bei Ausgleich)
- Mindestruhezeit: 11 Stunden zwischen Arbeitseinsätzen
- Pausen: 30 Minuten bei 6-9 Stunden, 45 Minuten bei über 9 Stunden
- Bereitstellung persönlicher Schutzausrüstung (PSA) durch Arbeitgeber
Wichtig: Sicherheitsunterweisung
Sicherheitsunterweisungen müssen vom Mitarbeiter verstanden werden. Bei Sprachbarrieren: Unterweisungen auf Polnisch durchführen oder Dolmetscher hinzuziehen. Dokumentieren Sie die Unterweisung schriftlich!
7. Krankenversicherung und Gesundheitsversorgung
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeiter zur gesetzlichen Krankenversicherung anzumelden. Der Mitarbeiter hat freie Kassenwahl.
Übergangslösung: EHIC-Karte
In den ersten Wochen (bis die deutsche Krankenversicherung greift) kann der Mitarbeiter seine polnische Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) nutzen. Diese deckt medizinisch notwendige Behandlungen ab.
8. Häufige Fehler vermeiden
Diese Fehler können teuer werden
- Scheinselbständigkeit: Wenn Sie "Selbständige" wie Angestellte behandeln, drohen Nachzahlungen und Strafen
- Schwarzarbeit: Arbeit ohne Anmeldung zur Sozialversicherung ist illegal - bis 500.000 EUR Bußgeld
- Fehlende Arbeitszeitdokumentation: Seit 2022 besteht eine Dokumentationspflicht
- Verstoß gegen Mindestlohn: Bußgelder bis 500.000 EUR
- Fehlende Unterkunftsstandards: Bei Gemeinschaftsunterkünften gelten Mindestanforderungen
Fazit: So machen Sie alles richtig
Die Beschäftigung polnischer Arbeitnehmer ist rechtlich unkompliziert, wenn Sie die Grundregeln beachten:
- EU-Freizügigkeit bedeutet: Keine Arbeitserlaubnis nötig
- Anmeldung zur Sozialversicherung wie bei deutschen Mitarbeitern
- Arbeitsvertrag mit allen Pflichtangaben
- Mindestlohn und Arbeitsschutz einhalten
- Bei Unsicherheit: Experten fragen!
Wir unterstützen Sie
Als erfahrene Personalvermittlung kennen wir alle rechtlichen Anforderungen und unterstützen Sie bei der korrekten Beschäftigung. Von der Vertragsvorlage bis zur Sozialversicherungsanmeldung - wir stehen Ihnen zur Seite.
